Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.

Functiekenmerken

Korte omschrijving
De secretaresse houdt zich bezig met een verscheidenheid aan secretariële werkzaamheden, waaronder vallen organiserende, administratieve, coördinerende, ondersteunende en uitvoerende taken.
 
Andere namen voor deze functie
Administratief medewerker, managementassistente, medewerker secretariaat
 
Komt voor in
bijna alle (technische) bedrijven
 
Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn: het zelfstandig uitvoeren van secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van diverse afdelingen en bijdragen aan de bedrijfs- of afdelingsprocessen.
 
Zelfstandigheid
De tijdsindeling dringt zich veelal op. Deelt zelf de tijd in voor de andere werkzaamheden. Voor de vormgeving gelden bepaalde voorschriften, maar is ook een bepaalde vrijheid aanwezig voor eigen vormgeving en aanpak. Ondervindt niet-permanente of nauwelijks aanwezig toezicht. Moet zelf de voorkomende problemen oplossen, die in overeenstemming zijn het met opleidingsniveau, verrijkt met enige ervaring met betrekking tot het bedrijfseigene, de vereiste snelheid e.d. De regelmatige contacten met andere afdelingen zijn gericht op het veilig stellen van info-stromen.
 
Complexiteit
De functie is gericht op secretariële werkzaamheden als stenotypen (Nederlands en 1 vreemde taal), met een grote variatie (naar aard, taal en stijl) in de te verwerken stukken. Schakelt regelmatig tot frequent om. Grote accuratesse is vereist, ook bij het incidenteel werken onder tijddwang.
 
Afbreukrisico
Fouten verstoren de voortgang van het werk ook van andere functionarissen, leiden tot tijdverlies en tot irritatie in- en extern. Er kan af en toe tot regelmatig sprake zijn van externe contacten, die standaardsituaties betreffen. Er kan sprake zijn van geheimhoudingseisen inzake vertrouwelijke informatie.
 
Opleidingsniveau
De kennis dient naar inhoud en niveau gelijkwaardig te zijn aan MBO-3 / HAVO, aangevuld met cursussen en/ of trainingen met een gemiddelde studielast tot 2 jaar. Gewenste vooropleiding: Secretaresse MBO-3 of directiesecretaresse/managementassistente MBO-4
 
Mentale en fysieke belasting
Normale kantooromstandigheden, eventueel enige hinderlijke factoren. Werkt uren achtereen aan de PC.
 

Taken

Facilitaire ondersteuning

• Beheren van communicatiemiddelen
• Beheren van het wagenpark
• Organiseren van personeelsbijeenkomsten
• Verzorgen van presentatieruimte en presentatiemateriaal

Financiële administratie

• Verzamelen en controleren van urenoverzicht

Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)

• Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering
• Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Marketing en communicatie

• Verzorgen van bedrijfsinformatie
• Verzorgen van promotie of reclame-uitingen

Ontwikkeling

• Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
• Delen en overdragen van vakkennis met collega's

Organisatie van eigen werk

• Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
• Opruimen en schoonmaken van de werkplek
• Plannen van eigen werkzaamheden

Overleg en afstemming

• Deelnemen aan strategisch overleg
• Deelnemen aan werkoverleggen en/of toolboxmeetings
• Informeren over de voortgang
• Informeren van en samenwerken met collega's

Personeelszaken

• Analyseren of beoordelen van het functioneren van medewerkers, leerlingen of stagiairs
• Ontvangen en verwerken van ziek- en betermeldingen
• Verzorgen van introductie of inwerkplan voor nieuwe medewerkers
• Voorbereiden, voeren en verslagleggen van gesprekken met medewerkers
• Zorgen voor persoonlijke attenties

Secretariële werkzaamheden

• Afhandelen van correspondentie
• Afhandelen van telefoon of e-mail
• Bedienen van telefoon- of alarmcentrale
• Beheren van agenda's van medewerkers
• Beheren van reserveringssystemen
• Completeren van vergaderstukken
• Inkomende en uitgaande post afhandelen
• Invoeren van gegevens in geautomatiseerde systemen
• Ontvangen van bezoekers
• Opbergen en archiveren van informatie
• Opstellen en verspreiden van de agende
• Opstellen en verspreiden van verslagen of notulen
• Opstellen van draaibeoeken en checklists
• Regelen van bedrijfsdrukwerk en/of kantoorartikelen
• Selecteren, reserveren en controleren van locaties en aanwezige faciliteiten
• Uitnodigen van deelnemers voor vergaderingen of bijeenkomsten
• Uitwerken van briefconcepten

Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf

• Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
• Tonen van inzet en motivatie

 

Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig.
 
Aanpassen en aankunnen

• Stressbestendig zijn

Administratieve kennis

• Administratieve vaardigheden
• Secretarieel

Communiceren

• Begrippen, vaktaal, jargon
• Formuleren en rapporteren
• Overtuigen en beïnvloeden
• Presenteren
• Verbale vaardigheden

Creëren en analyseren

• Analyseren
• Cijfermatig inzicht
• Leren
• Onderzoeken
• Probleemoplossend vermogen

Financiële en bedrijfskundige kennis

• Bedrijfskundig
• Financieel- administratieve vaardigheden

HRM kennis

• HRM 

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milie

• Kwaliteitszorg
• Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Kennis van marketing en communicatie

• PR

Leidinggeven en beslissen

• Begeleiden

Ondernemen en presenteren

• Bedrijfsmatig handelen
• Gedrevenheid en ambitie tonen
• Ondernemend en commercieel handelen

Organiseren en uitvoeren

• Instructies en procedures volgen
• Plannen en organiseren
• Zorgvuldigheid

Samenwerken en omgaan met anderen

• Aandacht en begrip tonen
• Ethisch en integer handelen
• Klantgericht zijn
• Samenwerken

 

Gewenste opleidingen

Opleiding
Secretaresse