Receptioniste / Telefoniste

Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.

Functiekenmerken

Korte omschrijving
De receptioniste / telefoniste zorgt voor een nette en klantvriendelijke ontvangst van de klant, voor het correct aannemen en doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken, maar ook voor het ondersteunende administratieve activiteiten en voor telefonische acties en onderzoek (denk aan verkoopondersteuning en klanttevredenheid).

Andere namen voor deze functie
Receptioniste, telefoniste, medewerker receptie, gastvrouw

Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af aan …. Wordt, bij afwezigheid, vervangen door…

Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn:

Een tijdige en correcte behandeling van in- en uitgaand telefoon- en postverkeer
Een correcte en klantvriendelijke ontvangst van bezoekers
Administratieve ondersteuning
Telefonische verkoopondersteuning

Zelfstandigheid
Deelt de eigen tijd in op basis van vaste gegevens en de noodzakelijke reactie op meldingen. Is voor aanpak / vormgeving gebonden aan duidelijke instructies. De chef is bereikbaar. Het oplossen van problemen vergt naast het kennisniveau ook enige maanden ervaring. De frequente contacten met iedereen in het bedrijf zijn gericht op een vlotte afwerking, waartoe een goede verstandhouding nodig is.

Complexiteit
De functie is gericht op het bedienen van de telecommunicatieapparatuur, de ontvangst van gasten, het verzorgen van de inkomende- en uitgaande post en het verrichten van administratieve hulptaken. Hoge afwisseling van een beperkt aantal onderwerpen. Vaak is sprake van tijdsdruk.

Afbreukrisico
Fouten in de telefoonafhandeling en omgang met bezoekers kunnen de goede representatie van het bedrijf aantasten en tijdverlies, irritatie en misverstanden veroorzaken. Fouten in de regelmatige externe contacten leiden tot verlies aan imago.

Opleidingsniveau
De kennis dient naar inhoud en niveau gelijkwaardig te zijn aan MBO2-3 / HAVO, aangevuld met cursussen en/of trainingen met een gemiddelde studielast tot 1 jaar. Gewenste vooropleiding: Secretarieel medewerker (telefoniste/receptioniste) MBO2 of secretaresse MBO3

Mentale en fysieke belasting
Kantoor- en balieomstandigheden met eventueel enige hinderlijke factoren. Werkt uren achtereen aan de PC.

Taken

Facilitaire ondersteuning

Opruimen van kantoor of kantine
Verrichten van keuken- en kantinewerkzaamheden
Verzorgen van presentatieruimte en presentatiemateriaal

Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)

Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering
Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Ontwikkeling

Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
Delen en overdragen van vakkennis met collega's

Organisatie van eigen werk

Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
Opruimen en schoonmaken van de werkplek
Plannen van eigen werkzaamheden

Overleg en afstemming

Deelnemen aan werkoverleggen en/ of toolboxmeetings
Informeren van en samenwerken met collega's

Personeelszaken

Zorgen voor persoonlijke attenties
Ontvangen en verwerken van ziek- en betermeldingen

Secretariële werkzaamheden

Afhandelen van correspondentie
Afhandelen van telefoon of email
Bedienen van telefoon- of alarmcentrale
Beheren van reserveringssystemen
Bijhouden van aan- en afwezigheid van medewerkers
Inkomende en uitgaande post afhandelen
Invoeren van gegevens in geautomatiseerde systemen
Ontvangen van bezoekers
Opbergen en archiveren van informatie
Opstellen en verspreiden van verslagen of notulen
Uitwerken van briefconcepten
Verwerken van gegevens en teksten

Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf

Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
Tonen van inzet en motivatie

Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig.

Aanpassen en aankunnen

Stressbestendig zijn

Administratieve kennis

Administratieve vaardigheden
Secretarieel

Communiceren

Begrippen, vaktaal, jargon
Formuleren en rapporteren
Presenteren
Verbale vaardigheden

Creëren en analyseren

Analyseren
Cijfermatig inzicht
Leren
Onderzoeken

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu

Kwaliteitszorg
Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Ondernemen en presteren

Bedrijfsmatig handelen
Gedrevenheid en ambitie tonen

Organiseren en uitvoeren

Instructies en procedures volgen
Plannen en organiseren
Zorgvuldigheid

Samenwerken en omgaan met anderen

Aandacht en begrip tonen
Ethisch en integer handelen
Klantgericht zijn
Samenwerken

Gewenste opleidingen