Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.

Functiekenmerken

Korte omschrijving
De management assistente richt zich op alle ondersteunende en secretariële werkzaamheden ten behoeve van het management van de onderneming
 
Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af aan de directie
 
Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn: Ondersteuning van directie en management op organisatorisch en secretarieel gebied. Organisatie en begeleiding van: KAM, ICT, facilitaire zaken, personeelsaangelegenheden, marketing.
 
Zelfstandigheid
Vorm en middelen staan vast. Er gelden algemene richtlijnen die in specifieke gevallen toegepast moeten worden. Veel zaken moeten doorzien worden en vereisen eigen beslissingen. De meeste problemen corresponderen met het opleidingsniveau, soms kan sprake zijn van onverwachte complicaties. De contacten binnen de organisatie betreffen alle functionarissen in het bedrijf, waarbij sprake moet zijn van duidelijke, correcte en snelle informatie overdracht, in dienst van het adequaat functioneren van de organisatie.
 
Complexiteit
De functie is doorgaans gericht op de secretariële werkzaamheden ten behoeve van het algemeen management van de organisatie. Veel en sterk uiteenlopende hoofdonderwerpen. Organisatorische aspecten. Zeer veel deelonderwerpen, soms van onverwachte aard en de veelvuldige interrupties leiden tot een hoge omschakelfrequentie. Specifieke gevallen vereisen exrta hoge accuratesse en concentratie. Spoedeisende gevallen komen regelmatig voor.
 
Afbreukrisico
Fouten, onachtzaamheden, incorrect handelen of optreden kunnen leiden tot gebrek aan efficiency in het beleid, kunnen schade toebrengen en de goede naam van de organisatie aantasten. Sommige fouten kunnen lang doorwerken en zich pas later manifesteren. De frequente contacten met veelal hoge functionarissen binnen een breed scala van relaties betreffen het vlot en correct afhandelen en snelle informatieoverdracht. Veelal zal sprake zijn van hoge discretie omtrent diverse zaken.
 
Opleidingsniveau
Gewenste vooropleiding (of vergelijkbaar): Directiesecretaresse
/managementassistent (MBO 4), Secretaresse (MBO 3)
 
Mentale en fysieke belasting
Normale kantooromstandigheden, eventueel enige hinderlijke factoren.
Werkt regelmatig aan de PC
 
 

Taken

Facilitaire ondersteuning

• Beheren van communicatiemiddelen
• Beheren van het wagenpark
• Beheren van sleutelplan
• Coördineren van facilitaire zaken
• Organiseren van personeelsbijeenkomsten
• Verzorgen van presentatieruimte en presentatiemateriaal

Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)

• Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering
• Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Management en leidinggeven

• Adviseren en ondersteunen bij organisatiebeleid
• Voorbereiden, implementeren en beheren van beleid

Marketing en communicatie

• Beheren van websites
• Samenstellen van (interne) nieuwsbrieven
• Verzorgen van bedrijfsinformatie
• Verzorgen van promotie of reclame-uitingen

Ontwikkeling

• Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
• Delen en overdragen van vakkennis met collega's

Organisatie van eigen werk

• Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
• Opruimen en schoonmaken van de werkplek
• Plannen van eigen werkzaamheden

Overleg en afstemming

• Afstemmen, overdragen en samenwerken met derden
• Deelnemen aan strategisch overleg
• Deelnemen aan werkoverleggen en/of toolboxmeetings
• Informeren van en samenwerken met collega's

Personeelszaken

• Analyseren of beoordelen van het functioneren van medewerkers, leerlingen of stagiairs
• Begeleiden van (ziekte)verzuim
• Ontvangen en verwerken van ziek- en betermelding
• Verzorgen van introductie of inwerkplan voor nieuwe medewerkers
• Voorbereiden, voeren en verslagleggen van gesprekken met medewerkers
• Zorgen voor persoonlijke attenties

Product- en proceskwaliteit

• Afhandelen van klachten

Projectmanagement

• Bewaken van voortgang en projectplanning

Secretariële werkzaamheden

• Afhandelen van correspondentie
• Afhandelen van telefoon of e-mail
• Beheren van agenda's van medewerkers
• Beheren van reserveringssystemen
• Completeren van vergaderstukken
• Inkomende en uitgaande post afhandelen
• Invoeren van gegevens in geautomatiseerde systemen
• Ontvangen van bezoekers
• Opbergen en archiveren van informatie
• Opstellen en verspreiden van de agenda
• Opstellen en verspreiden van verslagen of notulen
• Opstellen van draaiboeken en checklists
• Regelen van bedrijfsdrukwerk en/of kantoorartikelen
• Selecteren, reserveren en controleren van locaties en aanwezige faciliteiten
• Uitnodigen van deelnemers voor vergaderingen of bijeenkomsten
• Verwerken van gegevens en teksten
• Uitwerken van briefconcepten
• Voeren van zelfstandige correspondentie

Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf

• Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
• Tonen van inzet en motivatie

 

Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig
 
Administratieve kennis

• Administratieve vaardigheden
• Secretarieel

Communiceren

• Begrippen, vaktaal, jargon
• Formuleren en rapporteren
• Overtuigen en beïnvloeden
• Presenteren
• Verbale vaardigheden

Creëren en analyseren

• Analyseren
• Cijfermatig inzicht
• Creëren en innoveren
• Leren
• Onderzoeken
• Probleemoplossend vermogen

Financiële en bedrijfskundige kennis

• Bedrijfskundig

HRM kennis

• HRM 

In- en verkoopkennis

• Inkoopkennis en -vaardigheden

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu

• Kwaliteitszorg
• Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Kennis van marketing en communicatie

• Communicatie
• Marketing
• PR

Leidinggeven en beslissen

• Begeleiden
• Beslissen en initiatief nemen

Ondernemen en presenteren

• Bedrijfsmatig handelen
• Gedrevenheid en ambitie tonen
• Ethisch en integer handelen
• Klantgericht zijn
• Samenwerken

 

Gewenste opleidingen

Opleiding
Managementassistent/directiesecretaresse