Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.

Functiekenmerken

Korte omschrijving
Het hoofd administratie draagt zorg voor een juiste, volledige en tijdige verwerking van en controle op financiële, administratieve gegevens en draagt hiermee bij aan de bewaking van de financiële positie van de organisatie

Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af aan … Wordt, bij afwezigheid, vervangen door …

Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn:

• vastlegging van de financiële gegevens
• opstellen van de financiële rapportages en analyses
• zorgdragen voor de organisatie. 

Zelfstandigheid
Deelt eigen tijd in, rekening houdend met grove tijdskaders en stelt de 
prioriteiten. Is bij de aanpak en vormgeving van de werkzaamheden gebonden aan de administratieve organisatie, de geautomatiseerde systemen en beleidsplannen. Is daarbinnen vrij om de eigen werkaanpak te bepalen. Het toezicht geschiedt via overleg en rapportages. De te maken keuzen betreffen voortgangs- en kwaliteitsbeslissingen. De voorkomende problemen zijn veelal complex en vergen diverse jaren werkervaring. De contacten met vrijwel alle medewerkers zijn van belang voor het uitwisselen en afstemmen van relevante informatie en het oplossen van problemen. Coördineert en controleert het werk van assistenten (1-3).

Complexiteit
De functie is gericht op het uitvoeren en coördineren van het gehele traject van verslaglegging van verschillende onderwerpen, aandachtsvelden en projecten, die in hun onderlinge samenhang gezien moeten worden. Bijvoorbeeld het coördineren van subadministraties, het maken van complexere financiële analyses en rapportages, het bijdragen aan de jaarbegroting en jaarrekening. Schakelt frequent om tussen en binnen de verschillende taken. Tijddwang komt regelmatig voor.

Afbreukrisico
Fouten en onzorgvuldigheden in het werk kunnen leiden tot grote financiële schade, verkeerde beslissingen door het management en fors imagoverlies. De contacten met derden (relaties, banken, instanties e.d.) zijn gericht op een optimaal administratief-financieel beheer. Geheimhouding is vereist inzake de gang van zaken.

Opleidingsniveau
Gewenste vooropleiding (of vergelijkbaar): Bedrijfsadministrateur (MBO 4)

Mentale en fysieke belasting
Werkt onder normale kantooromstandigheden. Werkt ongeveer de helft 
van de tijd aan een beeldscherm.
 

Taken

Automatisering

• Beheren van bedrijfs- of ERP-softwaresystemen
• Beheren van bedrijfssoftware en licenties
• Inventariseren van gebruikerswensen voor harden software
• Uitvoeren van versiebeheer en back-ups

Facilitaire ondersteuning

• Beheren van communicatiemiddelen
• Beheren van het wagenpark

Financiële administratie

• Aanvragen van subsidies
• Administratief beheren van verzekeringen
• Beheren van de kas en afhandelen van betalingen
• Bewaken van betalingstermijnen voor debiteurenbeheer
• Bijhouden van administratie voor belastingzaken
• Bijwerken van het inkoop- en verkoopboek
• Controleren van gegevens op juistheid en plausibiliteit
• Controleren van inkoopfacturen
• Controleren van voor- en nacalculaties van projecten
• Invoeren bij- en afschrijvingen in het bankboek
• Invoeren van boekingsstukken in het dagboek
• Invoeren van journaalposten en correctieboekingen voor memoriaal
• Invullen van de aangifte omzetbelasting
• Opstellen van bedrijfs- of afdelingsbegrotingen
• Opstellen van betaaladvieslijst
• Opstellen van facturatieschema's
• Opstellen van kwartaal- of maandcijfers en balans-, winst- en verliesrekening
• Toelichten van balans-, winst en verliesposten
• Uitvoeren van de crediteurenadministratie
• Uitvoeren van de debiteurenadministratie
• Vergelijken van bankafschriften met boekingsstukken
• Vergelijken van boekhoudkundige met aanwezige voorraad
• Verrichten van betalingen
• Versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen voor debiteurenbeheer
• Verzamelen en controleren van urenoverzichten
• Verzamelen van informatie en opvragen van ontbrekende gegevens
• Verzorgen van de facturatie

Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)

• Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering
• Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Management en leidinggeven

• Adviseren en ondersteunen bij organisatiebeleid
• Beheersen van conflicten
• Bewaken van bedrijfs- of afdelingsbegrotingen
• Opstellen van bedrijfsprocedures en werkvoorschriften
• Leidinggeven, instrueren en begeleiden van medewerkers
• Voorbereiden, implementeren en beheren van beleid

Ontwikkeling

• Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
• Delen en overdragen van vakkennis met collega's

Organisatie van eigen werk

• Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
• Opruimen en schoonmaken van de werkplek
• Plannen van eigen werkzaamheden

Overleg en afstemming

• Afstemmen, overdragen en samenwerken met derden
• Deelnemen aan strategisch overleg
• Deelnemen aan werkoverleggen en/of toolboxmeetings
• Informeren van en samenwerken met collega's
• Overleggen met accountants of controllers
• Overleggen over projectvoortgang en resultaten

Personeelszaken

• Aanleveren van gegevens voor personeels- en salarisadministratie
• Analyseren of beoordelen van het functioneren van medewerkers, leerlingen of stagiairs
• Begeleiden van (ziekte)verzuim
• Opstellen van arbeidsvoorwaarden per medewerker
• Toepassen van arbeidsvoorwaarden en cao-regelingen
• Verzorgen van personeelsadministratie
• Verzorgen van salarisadministratie
• Voorbereiden, voeren en verslagleggen van gesprekken met medewerkers

Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf

• Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
• Tonen van inzet en motivatie

Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig.

Administratieve kennis

• Administratieve vaardigheden

Communiceren

• Begrippen, vaktaal, jargon
• Formuleren en rapporteren 
• Overtuigen en beïnvloeden
• Presenteren
• Verbale vaardigheden

Creëren en analyseren

• Analyseren
• Cijfermatig inzicht
• Leren
• Onderzoeken
• Probleemoplossend vermogen

Financiële en bedrijfskundige kennis

• Bedrijfskundig
• Financieel-administratieve vaardigheden

HRM kennis

• HRM  

ICT kennis en vaardigheden

• Calculatie software
• ICT hardware
• ICT software

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu

• Kwaliteitszorg
• Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Leidinggeven en beslissen

• Begeleiden
• Beslissen en initiatief nemen
• Leidinggeven  

Ondernemen en presteren

• Bedrijfsmatig handelen
• Gedrevenheid en ambitie tonen
• Ondernemend en commercieel handelen

Organiseren en uitvoeren 

• Instructies en procedures volgen
• Plannen en organiseren
• Zorgvuldigheid

Samenwerken en omgaan met anderen

• Aandacht en begrip tonen
• Ethisch en integer handelen
• Klantgericht zijn
• Samenwerken  

Gewenste opleidingen

Opleiding
Bedrijfsadministrateur