Financieel administratief medewerker

Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.

Functiekenmerken

Korte omschrijving
De administratief medewerker verricht financieel administratieve werkzaamheden en levert daarmee een bijdrage aan een correcte vastlegging en archivering van de (financieel) administratieve gegevens.

Komt voor in
Bijna alle (technische) bedrijven

Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af aan: hoofd administratie / administrateur / controller / financieel directeur, directeur

Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn:

een juiste verwerking van de financieel / administratieve gegevens, zodat het bedrijf beschikt over een accurate boekhouding
verzorgen van juiste, tijdige en volledige management informatie

Zelfstandigheid
De tijdsindeling wordt bepaald door vaste tijdschema's, strak voorgeschreven procedures en zich aandienende zaken. De inhoudelijke aanpak en vormgeving van de werkzaamheden worden bepaald door vaste routines, die wel enige mogelijkeid tot eigen interpretatie openlaten. Het toezicht is vrij direct, maar niet intensief.
De te maken keuzen betreffen de voortgang van het eigen werk en het oplossen van problemen waarbij minder eenvoudige zaken beoordeeld moeten worden. De contacten met collega's en leidinggevenden zijn gericht op eenvoudige informatie uitwisseling en gegevensverwerking.

Complexiteit
De functie is gericht op het uitvoeren van enkele ongelijksoortige en gevarieerde werkzaamheden op administratief gebied. Bijvoorbeeld het verzamelen, invoeren en interpreteren van administratieve gegevens en samenstellen van overwegend gestandaardiseerde overzichten. Vrij regelmatig de aandacht verleggen. Accuratesse is bij alle werkzaamheden vereist. Tijddwang kan af en toe voorkomen.

Afbreukrisico
Fouten en onzorgvuldigheden in het werk kunnen leiden tot enig tijdverlies, onjuiste gegevens en interne irritatie.
Ook kan de relatie met derden ongunstige beinvloed worden. Discreet omgaan met vertrouwelijke gegevens is gewenst.

Opleidingsniveau
De kennis dient naar inhoud en niveau gelijkwaardig te zijn aan GL / VMBO-KB, aangevuld met cursussen of trainingen met een gemiddelde studielast van 1 tot 1,5 jaar.
Gewenste vooropleiding: Bedrijfsadministratief medewerker (MBO-2) of Financieel Administratief Medewerker (MBO-3)

Mentale en fysieke belasting
Werkt onder normale kantooromstandigheden. Werkt nagenoeg de gehele dag aan een beeldscherm.

Taken

Financiële administratie

Administratief beheren van verzekeringen
Af- en bijboeken van artikelen
Beheren van de kas en afhandelen van betalingen
Bewaken van betalingstermijnen voor debiteurenbeheer
Bijhouden van administratie voor belastingzaken
Bijwerken van het inkoop- en verkoopboek
Controleren van gegevens op juistheid en plausibiliteit
Controleren van inkoopfacturen
Controleren van magazijnbonnen
Invoeren bij- en afschrijvingen in het bankboek
Invoeren van boekingsstukken in het dagboek
Invoeren van gegevens voor de debiteurenadministratie
Invoeren van inkoopfacturen
Invoeren van journaalposten en correctieboekingen voor memoriaal
Invoeren van urenoverzichten
Invullen van de aangifte omzetbelasting
Opstellen van betaaladvieslijst
Opstellen van facturatieschema's
Ordenen en controleren van boekingsstukken
Uitvoeren van de crediteurenadministratie
Uitvoeren van de debiteurenadministratie
Uitvoeren van standaardboekingen in subadministraties
Vergelijken van bankafschriften met boekingsstukken
Verrichten van betalingen
Versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen voor debiteurenbeheer
Verzamelen en controleren van urenoverzichten
Verzamelen van informatie en opvragen van ontbrekende gegevens
Verzorgen van de facturatie

Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)

Evalueren van werkzaamheden en doen van
voorstellen voor verbetering
Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Ontwikkeling

Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
Delen en overdragen van vakkennis met collega's

Organisatie van eigen werk

Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
Opruimen en schoonmaken van de werkplek
Plannen van eigen werkzaamheden

Overleg en afstemming

Afstemmen met en informeren van de klant
Deelnemen aan werkoverleggen en/of toolboxmeetings
Informeren van en samenwerken met collega's

Personeelszaken

Aanleveren van gegevens voor personeels- en salarisadministratie
Ontvangen en verwerken van ziek- en betermeldingen
Zorgen voor persoonlijke attenties

Secretariële werkzaamheden

Afhandelen van correspondentie
Afhandelen van telefoon of e-mail
Inkomende en uitgaande post afhandelen
Ontvangen van bezoekers
Opbergen en archiveren van informatie
Voeren van zelfstandige correspondentie

Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf

Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
Tonen van inzet en motivatie

Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig.

Administratieve kennis

Administratieve vaardigheden

Communiceren

Begrippen, vaktaal, jargon
Formuleren en rapporteren
Presenteren
Verbale vaardigheden

Creëren en analyseren

Analyseren
Cijfermatig inzicht
Creëren en innoveren
Leren
Onderzoeken

Financiële en bedrijfskundige kennis

Financieel-administratieve vaardigheden

ICT kennis en vaardigheden

Calculatie software

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu

Kwaliteitszorg
Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Leidinggeven en beslissen

Beslissen en initiatief nemen

Ondernemen en presteren

Bedrijfsmatig handelen
Gedrevenheid en ambitie tonen

Organiseren en uitvoeren

Instructies en procedures volgen
Plannen en organiseren
Zorgvuldigheid

Samenwerken en omgaan met anderen

Aandacht en begrip tonen
Ethisch en integer handelen
Klantgericht zijn
Samenwerken

Gewenste opleidingen