Facilitair manager

Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.

Functiekenmerken

Korte omschrijving
De Facilitair Manager richt zich op het onderhouden van alle niet-technische materialen en middelen en de dienstverlening die nodig is om pand, medewerkers en middelen optimaal te kunnen benutten

Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af aan….. Wordt, bij afwezigheid, vervangen door ….

Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn:

het onderhouden en schoonmaken van alle bedrijfsgebouwen en terreinen
het beveiligen van alle bedrijfsgebouwen en terreinen
het zorgdragen voor een goed werken computernetwerk, inclusief alle hard- en software
het onderhouden van de communicatiemiddelen
het onderhouden van het wagenpark

Zelfstandigheid
Is vrij om de eigen tijd in te delen rond de ad hoc zaken. Is voor de aanpak gebonden aan interne richtlijnen en procedures. Moet in de praktische uitvoering de eigen benaderingswijze vaststellen en initiërend optreden. Is daarbij gebonden aan wettelijke regelingen, interne richtlijnen en procedures. Verzorgt beheerstaken nagenoeg zelfstandig. Er is spraken van indirect toezicht (overleg). De probleemoplossing vereist inzicht in de organisatie door enige jaren ervaring. De contacten met medewerkers op alle niveaus zijn gericht op een goede afstemming van werkzaamheden en een vlotte dienstverlening. Geeft leiding aan een aantal
(3-5) verspreid werkende medewerkers. De voorkomende problemen vereisen inzicht en jarenlange ervaring.

Complexiteit
De functie is gericht op de leiding, organisatie en administratie van de interne algemene dienstverlening, met een aantal technische maar ook commerciele elementen. De functie vertoont regelende, bewakende en optimaliserende aspecten, inclusief advisering inzake het te voeren (praktische) beleid. Schakelt regelmatig om, er zijn veel onderbrekingen en ad hoc zaken. Accuratesse is met name bij de administratieve afhandeling vereist. Incidenteel kan flinke tijddwang optreden.

Afbreukrisico
Fouten of onachtzaamheden in beheer, onderhoud, verzorgen, coördinatie, beveiliging en uitvoering leiden tot stagnatie in processen en mogelijk tot aantasting van de kwaliteit van de facilitaire organisatie. Er kan intern en extern flinke irritatie ontstaan. Eventueel kunnen fouten verregaande gevolgen hebben (diefstal, brand, inbraak). De kans op tijdig ontdekken is redelijk groot en berust op zelfcontrole en meekijken door anderen. De regelmatige contacten met externe dienstverleners en met leveranciers inzake inkoop en uitvoering dienen zakelijk afgehandeld te worden. Discretie inzake gegevens over bedrijf en systeem is
vereist.

Opleidingsniveau
Gewenste vooropleiding (of vergelijkbaar): Facilitair leidinggevende (MBO 4)

Mentale en fysieke belasting
Kantooromstandigheden: Afwisselend zitten, lopen en staan. Werkt
dagelijks enkele uren aan de PC

Taken

Automatisering

Beheren van bedrijfs- of ERP-softwaresystemen
Beheren van bedrijfssoftware en licenties
Inventariseren van gebruikerswensen voor harden software
Uitvoeren van versiebeheer en back-ups

Facilitaire ondersteuning

Beheren van communicatiemiddelen
Beheren van het wagenpark
Beheren van sleutelplan
Coördineren van facilitaire zaken
Openen en sluiten van gebouw en terrein
Verrichten van keuken- en kantinewerkzaamheden
Verzorgen van presentatieruimte en presentatiemateriaal
Zorgen voor beveiliging van gebouwen en roerende goederen

Inkoop

Bestellen van materialen, producten en diensten
Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)
Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering
Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften

Management en leidinggeven

Adviseren en ondersteunen bij organisatiebeleid
Leidinggeven, instrueren en begeleiden van medewerkers

Ontwikkeling

Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
Delen en overdragen van vakkennis met collega's

Organisatie van eigen werk

Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
Controleren en meten van eigen werk
Opruimen en schoonmaken van de werkplek
Plannen van eigen werkzaamheden

Overleg en afstemming

Informeren van en samenwerken met collega's
Voeren van overleggen met externe partijen

Secretariële werkzaamheden

Beheren van reserveringssystemen
Regelen van bedrijfsdrukwerk en/of kantoorartikelen

Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf

Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
Tonen van inzet en motivatie

Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig.

Administratieve kennis

Administratieve vaardigheden

Communiceren

Begrippen, vaktaal, jargon
Formuleren en rapporteren
Overtuigen en beïnvloeden
Presenteren
Relaties bouwen en netwerken
Taalvaardigheid Nederlands
Verbale vaardigheden

Creëren en analyseren

Analyseren
Cijfermatig inzicht
Leren
Onderzoeken
Probleemoplossend vermogen

Financiële en bedrijfskundige kennis

Bedrijfskundig

Fysieke vaardigheden

Beweging en kracht

ICT kennis en vaardigheden

ICT hardware
ICT software

In- en verkoopkennis

Inkoopkennis en -vaardigheden

Kennis van bouw en techniek

Kennis van bouwconstructies

Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu

Kwaliteitszorg
Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Kennis van marketing en communicatie

Communicatie

Leidinggeven en beslissen

Begeleiden
Leidinggeven

Ondernemen en presteren

Bedrijfsmatig handelen
Gedrevenheid en ambitie tonen

Organiseren en uitvoeren

Plannen en organiseren
Instructies en procedures volgen
Zorgvuldigheid

Samenwerken en omgaan met anderen

Aandacht en begrip tonen
Ethisch en integer handelen
Klantgericht zijn
Samenwerken

Gewenste opleidingen